INFORMARE privind politica de PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL ale beneficiarilor proiectului EDU PLAY BUS 2024
1. Preambul și declarații generale
1.1 Subscrisa Asociația Banca Regională pentru Alimente Oradea, persoană juridică română fără scop lucrativ, cu sediul în Oradea, Piața Nucetului, nr. 14, sp. Com. D1, unitate U1, jud. Bihor, identificată cu CÎF 42013588, înregistrată la Ministerul Justiției în Registrul Național ONG sub nr. 28707/A/2019 și la Judecătoria Oradea în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor sub nr. 76/A/27.11.2019, https://oradea.bancapentrualimente.ro/, e-mail: oradea@bancapentrualimente.ro, prin Președinte Gabriela-Cornelia Vereș, menționată în continuare ca BRAO,
1.2 În calitate de operator de date cu caracter personal și titular al proiectului ” EDU PLAY BUS” ca și campanie mobilă de educație pe teme de stopare a risipei alimentare derulat sub egida Federației Băncilor pentru Alimente din România (FBAR) cu sprijinul REWE România SRL (deținător al mărcii PENNY),
1.3 Având în vedere natura unora dintre activitățile din proiect, care impun cunoașterea și prelucrarea în anumite moduri a unor date cu caracter personal ale copiilor beneficiari ai proiectului și a unor persoane adulte cu calitate de însoțitor (părinți, tutori, cadre didactice etc.), reprezentanți legali,
1.4 Având în vedere prevederile legislației privind protecția datelor cu caracter personal, în special Regulamentul General privind Protecția Datelor (Regulamentul UE 679 / 2016, cunoscut ca GDPR – acronimul de la General Data Protection Regulation) și normele emise în aplicarea acestuia de către entitățile abilitate,
1.5 Confirmăm că avem ca asociație, și au și personal toate persoanele implicate din partea noastră în proiect și care au acces sau sarcini legate de organizare pe linie de beneficiari / participanți, indiferent că sunt membri ai asociației în cauză, a Consiliului Director al acesteia, voluntari, salariați, precum și orice altă persoană cu care colaborăm, o deosebită grijă pentru protecția datelor cu caracter personal legate de persoanele fizice, inclusiv și în special de beneficiari ai proiectului EDU PLAY BUS astfel cum aceasta este descris în prezentare de la adresa: datepersonale@eduplaybus.ro .
1.6 Subliniem că avem aceste obligații în lumina GDPR, în mod automat, prin efectul legii, pe durată nelimitată, astfel încât nu este necesară asumarea unor obligații contractuale exprese față de Dvs. sau alte persoane pe această temă, deși asemenea obligații sunt prevăzute ca și clauze și în contractele încheiate de noi cu alte entități cum ar fi diverși sponsori, furnizori sau parteneri.
1.7 Declarăm că, în acest sens, respectăm toate dispozițiile legale privitoare la protecția datelor cu caracter personal în calitate de operatori de date cu caracter personalși punem în aplicare măsuri adecvate tehnice (ca de exemplu de securitate informatică, de securitate fizică a sediului asociației noastre și a comunicațiilor), juridice (clauze specifice în contractele cu furnizorii și alte entități) și organizatorice (instruire și verificare persoane, limitarea drepturilor de acces la ceea ce e obiectiv necesar, reglementarea modului de lucru cu date cu caracter personal etc.) menite să asigure protecția tuturor operațiunilor privitoare în mod direct sau indirect la datele cu caracter personal, pentru a preveni prelucrările neautorizate sau ilegale, precum și pierderile sau distrugerile accidentale sau ilegale de date, indiferent de forma și mediul lor de stocare.
1.8 Confirmăm că prelucrarea de date cu caracter personal o facem cu respectarea principiilor prevăzute de art. 5 din GDPR, și anume: prelucrare caracterizată prin legalitate, echitate și transparență; cu colectare numai în scopuri determinate, explicite și legitime, și doar a datelor adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar, exacte și actualizate; asignabile prompt persoanei vizate; prelucrare cu măsuri de ordin tehnic și organizatoric adecvate în vederea garantării drepturilor și libertăților persoanei vizate, asigurând integritate și confidențialitate și totul pe bază de responsabilitate.
2. Categorii de persoane vizate
Prelucrăm în contextul proiectului EDU PLAY BUS. , printre altele, date cu caracter personal ale persoanelor fizice care:
– fiind minori, sunt înscrise în proiect
– fiind reprezentanți / ocrotitori legali / cadre didactice ai minorilor își dau datele în vederea înscrierii minorilor și / sau a lor în cadrul proiectului
– participă efectiv la proiectul sus-menționat
3. Categorii de date prelucrate
3.1 Date de identificare, incluzând numele de familie și prenumele, cetățenia, domiciliul, codul numeric personal (implicit și data nașterii), vârsta, aspectul și caracterele semnăturii olografe (pentru că apare pe formularul de înscriere);
3.2 Imaginea foto și video în timpul desfășurării activităților din cadrul proiectului la care participă;
3.3 Numărul de telefon mobil și adresa de e-mail persoanei care face înscrierea / adultului responsabil;
3.4 Eventual, în caz de nesiguranță privind identitatea persoanei care însoțește minorii cu cea înscrisă online, sau privind acuratețea datelor declarate în formularul de înscriere sau în declarația pe proprie răspundere, organizatorii își rezervă dreptul să solicite prezentarea actului de identitate, astfel că implicit vor lua la cunoștință și de:
– tip act de identitate, emitent, data emiterii și cea a expirării, serie și număr, locul nașterii
– imaginea foto de tip portret sau bust din actul respectiv;
– eventual și adresă de reședință, prenume părinți sau alte date înscrise în actul de identitate
3.5 Tip de legătură de rudenie sau asimilată cu un alt participant, în cazul înscrieri de minori însoțiți de adulți;
3.6 Locul în care persoana vizată s-a aflat, activitatea pe care a desfășurat-o (în cadrul proiectului EDU PLAY BUS. ) pentru că este constatată personal de organizatori și eventual fixată întâmplător și în materialele foto și video realizate;
3.7 Categorii speciale de date cu caracter personal, ce pot să fie prelucrate în mod excepțional, după caz, incluzând de exemplu date privind încălcări ale regulilor comise de participant în timpul activităților și observate de reprezentanții organizatorilor, accidente sau incidente suferite de participanți în timpul activităților observate de reprezentanții organizatorilor;
3.8 Deși nu solicită și nu doresc, organizatorii pot ajunge și în posesia unor informații despre starea de sănătate a participantului.
4 Scopurile prelucrării
Scopul este buna organizare și desfășurare a proiectului educațional EDU PLAY BUS. , ce include implicit:
– cunoașterea de către organizatori a numărului și identității participanților, pentru a le putea asigura participarea conformă;
– asigurarea accesului gratuit la proiectul educațional;
– ținerea evidențelor interne și punerea la dispoziție / comunicarea de documente și raportări statistice (anonimizate) către sponsori și finanțatori;
– mediatizarea activităților din cadrul proiectului educațional EDU PLAY BUS. prin comunicare publică (în social media și pe site-ul finanțatorului) de imagini foto și video care ilustrează desfășurarea activităților și implicit prezintă public imagini în care unii participanți pot fi recunoscuți de persoanele care îi cunosc – organizatorii nu pun ”tag” nici legende sau alte indicații privind identitatea persoanelor participante care apar în imagini, nici nu publică lista participanților;
– comunicarea cu participanții;
– recuperarea eventualelor prejudicii create de participanți;
– îndeplinirea obligațiilor legale de ținere a diverselor evidențe privind beneficiarii asociației organizatoare.
5. Durata prelucrării
5.1 Datele cu caracter personal vor fi prelucrate numai pe perioada pentru care se justifică tipul de prelucrări în cauză, conform prevederilor GDPR, durată care este specifică fiecărei categorii de date cu caracter personal și depinde de scopul și temeiul prelucrării.
5.2 Durata concretă este stabilită conform cerințelor legale și regulamentare privind ținerea evidențelor specifice. Această durată include durata evenimentului propriu-zis dar și cea ce o precede, începând de la înscrierea participantului, și continuând după finalizarea evenimentului cel puțin cu durata termenului de prescripție – de regulă trei ani – pentru eventuala formulare de pretenții derivând din acte sau fapte juridice civile sau norme legale sau pretinsa comitere / suferire de fapte calificabile de lege ca fiind contravenții sau infracțiuni, pe care le-ar putea sesiza / ridica una dintre părți, terții implicați sau autorități publice de resort.
6. Soarta datelor la încetarea prelucrării
6.1 Revizuim periodic datele colectate, analizând în ce măsură păstrarea lor este în continuare necesară scopurilor anterior menționate și intereselor Dvs. încetând prelucrarea pentru datele pentru care nu se mai impune păstrarea.
6.2 La finalul duratei de prelucrare, informația respectiv documentul în cauză ce incorporează datele cu caracter personal se distruge sau anonimizează, după caz.
7. Temeiul prelucrării
7.1 Temeiul prelucrărilor de date cu caracter personal ale Dvs. pe care le efectuăm este de regulă cel al încheierii și executării contractului (art. 6 lit. b) GDPR) – participarea la proiectul educațional EDU PLAY BUS. ,fiind juridic calificabilă ca un contract, chiar dacă nu implică obligații financiare pentru participant.
7.2 În mod excepțional poate fi și temeiul îndeplinirii unei obligații legale (art. 6 alin. 1 lit. c) GDPR) respectiv temeiul intereselor legitime (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR) ale organizatorilor, cum ar fi cazul producerii unui accident sau incident pentru care autoritățile abilitate cer relații de la organizatori cu privire la participantul implicat, respectiv organizatorii ar avea de ridicat sau sunt solicitați de alți participanți sau terți ce au interes legitim să ridice vreo pretenție față de un participant pentru vreun prejudiciu creat de acesta în timpul unei activități.
7.3 Doar în mod excepțional efectuăm prelucrări de date cu caracter personal în temeiul consimțământului (art. 6 alin. 1 lit. a) GDPR) – fotografiile unor participanți, sens în care vom solicita consimțământul expres pentru fotografiile în cauză.
8. Destinatari
8.1 Datele personale deținute de noi le dezvăluim direct sau indirect altor persoane decât cele vizate, dar exclusiv în interesul persoanelor vizate, în interesul legitim al organizatorilor, sau în cazurile expres prevăzute de lege, cum sunt cele de raportări cerute de anumite autorități sau prestatorii care ajung implicit în posesia lor dar au obligații de confidențialitate.
8.2 Astfel, date cu caracter personal ale participanților – în principal cele de identificare și contact – ajung la organizatorii proiectului EDU PLAY BUS.. Mai ajung implicit la cunoștința furnizorilor de servicii informatice și de comunicații (ITC) ai organizatorilor, cum sunt furnizorii de servicii de administrare rețea și service IT, cei de conexiune Internet și de servicii de telefonie fixă și mobilă și operatorii de platforme informatice utilizate de organizatori online sau offline.
8.3 Asemenea servicii și platforme digitale pot fi LinkedIn, Facebook, WordPress, MailChimp, Zoom, Skype, Google Workspace, Microsoft Office, Vodafone – cu titularii lor – companiile Meta Platforms Inc, Alphabet Inc / Google Inc, Microsoft Corporation și alte asemenea, inclusiv subsidiarele lor prin care dețin diversele servicii online anterior menționate.
8.4 Cu acești furnizori menționați la art. 8.2 și 8.3, organizatorii au fie clauze contractuale adecvate de confidențialitate, negociate, fie prelucrările de date cu caracter personal se fac de către respectivii mari furnizori în conformitate cu politica lor internă publicată pe site-urile proprii ale acestora care au rol de contract de adeziune ce respectă cerințele GDPR pentru că fie mențin datele persoanelor care sunt rezidente în Uniunea Europeană numai pe servere din UE sau din țări pentru care Comisia Europeană a emis decizii de recunoaștere a asigurării unui nivel echivalent de protecție, fie acele companii, majoritatea cu sediul central în afara UE, și-au asigurat, formal cel puțin, complianța cu cerințele GDPR, prin aderarea la ”clauze contractuale standard” sau ”reguli corporatiste obligatorii” sau instrumente bilaterale speciale (cum este cel între UE și SUA) aprobate de către Comisia Europeană, respectiv de către Comitetul European pentru Protecția Datelor (EDPB).
8.5 Precizăm că datele cu caracter personal probabil colectate de aceste platforme nu sunt însă accesibile pentru organizatori sau entităților autorizate de aceștia ca date cu caracter personal, ci doar eventual în format agregat și anonimizat, organizatorii neutilizând softuri intruzive de analiză a conectărilor la site-urile lor de ex. colectare adresă IP sau alte date despre cel care se conectează pentru a se înscrie online pentru a participa la proiectul EDU PLAY BUS. .
9. Drepturile persoanelor vizate
9.1 Reamintim persoanelor vizate de o prelucrare de către noi, inclusiv simpla stocare, a datelor lor cu caracter personal, că, prin efectul legii, beneficiază de o serie de drepturi, ce includ dreptul de informare (de a ști dacă procesăm date ale lor) și dreptul de acces (la acele date și la informații precum categoriile de date, sursa de proveniență, scopul, temeiul, destinatarii / categoriile de destinatari, perioada de prelucrare, drepturile efective avute legat de cele date / prelucrări), dreptul la opoziție (față de prelucrarea având ca temei interesul public sau interesul legitim al operatorului), dreptul de rectificare (corectare și completare a celor eronate / inexacte sau incomplete), iar în anumite condiții și de dreptul de portare, dreptul de limitare temporară a prelucrării și chiar la dreptul de ștergere a datelor.
9.2 Exercitarea acestor drepturi se face conform procedurilor interne GDPR ale organizatorului, parte din / asimilate Regulamentului lor Intern.
9.3 Orice solicitări legate de GDPR și de drepturile conferite de acesta persoanelor vizate vor fi adresate la adresa de e-mail datepersonale@eduplaybus.roplasând la începutul câmpului ”subiect” al e-mail-ului acronimul „GDPR”
10. Precizări speciale
10.1 Nu supunem datele cu caracter personal prelucrărilor automatizate și nici nu le utilizăm pentru realizarea de profile, cu atât mai puțin pentru luarea automată de decizii vizând o persoană fizică. Nu prelucrăm date personale în scopuri secundare incompatibile cu scopurile pentru care le-am colectat și nici nu le cedăm unor terți nici pentru marketing direct nici în alt asemenea scop.
10.2 Utilizăm proceduri, echipamente, software și alte mijloace tehnice și organizatorice pentru stocarea datelor în condiții adecvate de securitate și respectăm în mod strict confidențialitatea, nedezvăluind date personale decât pentru realizarea intereselor Dvs. sau îndeplinirea obligațiilor legale specifice.
10.3 Rezolvarea nesatisfăcătoare de către noi a solicitării transmise conform pct. 9.3 vă îndreptățește să vă adresați autorității de stat de profil (ANSPDCP www.dataprotection.ro), dar și direct justiției.